Если хотите сэкономить на услугах бухгалтера и получить максимум выгоды – нужно внимательно выбирать бухгалтерский аутсорсинг. Расскажем, на что обратить внимание.
1. Известность компании, ее репутация
На рынке бухгалтерского аутсорсинга в России работает много компаний разного масштаба. С одной стороны, это усложняет выбор, но из-за конкуренции лидеры отрасли должны оказывать услуги самого высокого качества. Если компания работает уже много лет, расширяется, имеет много клиентов – это причина рассмотреть ее более внимательно. Читайте отзывы в интернете, узнавайте, у кого обслуживаются знакомые компании: довольные клиенты – это важный критерий выбора.
Есть компании, которые работают в более узких секторах: например, со строителями, медицинскими или фармацевтическими компаниями. Такие аутсорсеры глубже знакомы со спецификой отрасли, чем компании широкого профиля.
Еще один критерий доверия – если компания занимает высокие места в рейтингах, получает премии и награды.
2. Способы связи с удаленными бухгалтерами
Одно из главных преимуществ штатного бухгалтера – он всегда на рабочем месте и доступен руководителю. Конечно, если не ушел на больничный, в отпуск или не уехал в командировку. Связаться с бухгалтером на аутсорсинге чуть сложнее, и чем больше способов связи предлагает компания – тем лучше. На сегодня стандартные варианты – это телефонная связь, один-два мессенджера, электронная и обычная почта. Крупные компании предлагают личный кабинет на сайте, совместный доступ к документообороту и базам данных, собственное программное обеспечение. Также важно узнать, насколько защищены данные клиентов и способы связи с компанией.
Удаленный эксперт тоже может приезжать в офис клиента – это нужно заранее предусматривать в договоре.
3. Квалификация и умения персонала, специализация
Бухучет – это точно не та область, где можно один раз получить образование, и годами работать, опираясь на эти знания. Новые законы, правила, предписания появляются, без преувеличения, каждый день. И если бухгалтер не следит за нововведениями – он наделает ошибок, а его работодатель получит штраф. Бухгалтеры, которые оказывают услуги аутсорсинга постоянно учатся. Компании, с которыми стоит работать, могут подтвердить квалификацию своих экспертов: показать их дипломы, сертификаты, свидетельства.
Еще один важный момент связан со специализацией: высококвалифицированный бухгалтер в одной области может совсем не разбираться в других. Узнавайте специализацию компании аутсорсера и ее сотрудников. Если фирма занимается сразу всем – должны быть отдельные сотрудники, которые ведут конкретные отрасли. Тогда даже если клиент начнет новую деятельность, в которой ее эксперт не разбирается, в компании найдутся профильные специалисты по этим направлениям.
4. Что входит в пакеты услуг
Обычно услуги аутсорсинга бухгалтерии обходятся дешевле, чем зарплата штатного бухгалтера, а тем более целого отдела. Чтобы выбрать аутсорсера, сравните, что входит в пакет услуг, будут ли дополнительные оплаты, кроме фиксированной цены.
Выбирайте исходя из потребностей компании: новому или малому бизнесу, который еще не вышел на стабильную прибыль, важно минимизировать расходы. Оцените, какие услуги включены в минимальный пакет, и все ли они требуются. Возможно, на аутсорсинг надо отдать одно-два направления, например, бухучет и подготовку отчетности – и тогда услуги обойдутся еще дешевле.
Крупным компаниям с большим оборотом и множеством операций нужен исполнитель, который предлагает пакеты с большим числом услуг или возможность заказывать дополнительные опции.
5. Договор с аутсорсером, обязанности сторон
В договоре бухгалтерского аутсорсинга указано все, что должны выполнять обе стороны – там не должно быть расхождений с тем, что написано на сайте или рассказал менеджер.
Важно, чтобы там были перечислены все обязанности исполнителя, которые входят в стоимость услуг, сроки их исполнения, гарантии конфиденциальности. Дополнительные (и оплачиваемые отдельно) услуги могут быть указаны отдельно.
Отдельный пункт – финансовая ответственность исполнителя. Выбирайте компанию, которая готова компенсировать штрафы из-за ошибок своих сотрудников. Еще один важный момент – как исполнитель ведет базу отчетности и как он ее передаст после окончания сотрудничества.
Для работы бухгалтеров важно, чтобы заказчик вовремя присылал все нужные документы – эта обязанность заказчика и сроки тоже должны быть прописаны в договоре.
6. Бесплатный экспресс-аудит
Быстрый аудит, который занимает от нескольких часов до нескольких дней, полезен для компании-заказчика и показывает аутсорсеру, есть ли в бухучете ошибки или недочеты, нужно ли восстанавливать отчетность или первичку.
Для проведения аудита аутсорсеру дают доступ к бухгалтерской базе, по которой эксперты проверяют:
- наличие и правильность оформления документов и отчетов;
- ведение бухгалтерских счетов;
- соблюдение сроков сдачи отчетности и уплаты налогов;
- контрольные соотношения по отчетности;
- соответствие данных учета данным в отчетности.
После такой проверки клиент увидит все проблемы, а аутсорсер предложит наиболее подходящий тариф обслуживания.
7. Налоговая оптимизация
Нет, это не значит, что нужно открыть несколько ИП на членов семьи, которые будут работать на УСН, не превышая лимиты. Специалисты по аутсорсингу бухгалтерского учета не только помогут выбрать оптимальный налоговый режим, но и помогут оформить все положенные по закону налоговые льготы и субсидии, вернуть переплаты, возместить НДС, правильно учесть расходы.
Также бухгалтерские компании могут проверить контрагентов: чтобы из-за работы с недобросовестными поставщиками клиента не начала проверять налоговая и не доначислила налоги плюс штрафы и пени.
8. Представительство перед налоговой, фондами, судом
Даже если вся отчетность оформлена правильно и сдана вовремя, у налоговиков могут возникнуть вопросы или уточнения. Тогда инспекция пришлет требование о представлении пояснений или документов, а если просрочили налоговый платеж – требование об уплате.
На такие запросы нужно обязательно отвечать вовремя, а иногда еще и по установленной форме. Причем иногда налоговики требуют то, что требовать не имеют права. И именно квалифицированный бухгалтер знает, что делать в каждом конкретном случае – срочно готовить документы или аргументированно ответить налоговикам, почему их требование не будет выполнено.
Также аутсорсер может представлять интересы компании-клиента перед фондами, надзорными органами и в судах.
9. Тестовый период или бонусы на старте
Бухгалтерские компании часто дают новым клиентам возможность протестировать их услуги бесплатно или со скидкой в течение пробного периода. С одной стороны, это возможность поработать с удаленным бухгалтером и понять, подходит ли клиенту такой способ ведения дел, посчитать выгоду. С другой стороны, если компания может часть услуг предоставить бесплатно, это говорит о том, что у нее есть финансовая подушка, достаточно клиентов, при этом сотрудники не перегружены обязанностями.
10. Дополнительные услуги
Удобно, если кроме стандартных тарифов компания-аутсорсер дает возможность заказывать отдельные или дополнительные услуги. Это актуально для малого бизнеса, когда хочется тратить как можно меньше, налоговый режим не подразумевает ведение бухучета, а наемных сотрудников нет – можно заказать только подготовку и сдачу отчетности за небольшую цену.
Собственникам, которые открывают новые компании или запускают новую деятельность, тоже могут понадобиться именно отдельные услуги в дополнение к пакету. Например, регистрация обособленного подразделения или сопровождение внешнеэкономической деятельности.
11. Ведение воинского учета
Сейчас это важная часть работы для всех компаний, и не всегда штатные специалисты с ней справляются. Выбирая удаленных экспертов, следите, чтобы они брали на себя и эту работу.
Чтобы выбрать самый надежный и подходящий аутсорсинг бухгалтерских услуг, сравните условия компаний по этому чек-листу. Если две-три компании предлагают похожие условия – сравнивайте цены.